Bila fik styr på tidsforbruget og registrering af tid hos kunderne

Bila fik styr på tidsforbruget og registrering af tid hos kunderne

Med et team på 75 montører, der servicerer robot- og industrianlæg for Bilas kunder over hele landet, er der brug for tidstro data og præcise registreringer af tids- og materialeforbrug.

Men den nordjyske automatiseringsspecialist savnede en digital løsning til at tilvejebringe hurtige og tidstro data fra montørernes rapportering fra jobbene. Indtil for nylig registrerede montørerne deres arbejdstid og materialer på montørsedler og afleverede dem til en koordinator, som tastede dem ind i ERP-systemet. Nogle enkelte tastede selv deres oplysninger ind.

”Det var en gammeldags og uholdbar løsning,” fortæller projektleder Morten Sejersbøl fra Bila. ”Der var ingen kontrol med indtastningerne, stor risiko for fejl og så var det en gammeldags og meget lidt brugervenlig løsning.”

”Vi havde brug for at få bedre styr på tiden hos kunderne og i det hele taget forbedre vores interne logistik og kundeservice,” uddyber CFO Jens Erik Majgaard.

Standardløsning med skræddersyede tilpasninger

Derfor var Bila på udkig efter et system til tids- og materialeregistrering.  Automatiseringshuset valgte REEFTmobile af to grunde, fortæller Jens Erik Majgaard:
1. Systemet kan løse de grundlæggende behov for tids- og materialeregistrering.
2. Selvom REEFTmobile er en standardløsning, målrettet servicevirksomheder som Bila, med alle de fordele, det indebærer, så matcher systemet den særlige måde, Bila kører deres projekter på.

Montørerne bliver mere selvkørende og sparer meget tid

Bilas teknikere sparer tid, når de kan registrere både tid og materialer, mens de stadig er hos kunden. De glemmer ikke væsentlige detaljer og vigtigst af alt – de får det gjort! Også selvom de står i en produktionshal uden internetadgang – REEFTmobile fungerer også offline.

Montørerne har REEFTmobile med sig som en app på mobilen eller en tablet. Fra app’en har de adgang til alle de oplysninger, de har brug for til at løse deres opgaver, og de registrerer og indrapporterer direkte ind til ERP-systemet via et nemt og grafisk interface.

Nu bliver alle timer og opgaver registreret

”Tidsbesparelsen ved at fjerne de mange dobbeltregistreringer er vigtig,” siger Morten Sejersbøl,” men den største økonomiske fordel for Bila ligger i, at montørerne får registreret deres tid, materialer og detaljer om opgaverne med det samme.”

Det skete ikke altid tidligere, og mange oplysninger og registreringer af tids- og materialeforbrug gik tabt. Nu har teknikerne et sagsnummer med sig på mobilen, eller de kan hurtigt selv oprette en ny sag.

Faktureringsgrundlaget er retvisende og klar meget hurtigere

Kommer der ekstraopgaver til, kan montøren sende opgaven til den kollega der skal løse den, uden at involvere kontoret. ”Vi risikerer ikke længere, at opgaverne falder mellem to stole, men får dem planlagt med det samme. Det er også tydeligt, at teknikerne tager mere ejerskab for opgaverne,” siger Morten Sejersbøl og fortsætter:

”Tidligere samlede vi timeregistreringer og materialeforbrug sammen og fakturerede kunderne en gang om ugen. Med REEFTmobile kan montørerne ikke gå i gang med dagens opgaver, før de har godkendt timerne fra dagen før. Derfor bliver vores faktureringsgrundlag hurtigere klar.”

Bedre kundeservice og færre fejl

REEFTmobile samler al dokumentation og oplysninger om den konkrete opgave og kunde ét sted – fx billeder af den færdige opgave eller eventuelle fejl og mangler. Selve fakturaen bliver mere præcis og uddybende, når montøren beskriver opgaven på stedet og vedhæfter forskellige former for dokumentation.

Både interne og eksterne kommentarer er tilgængelige sammen med beskrivelser af opgaven og eventuelle problemer. Med adgang til dokumentation og historik er den næste tekniker klædt på til at møde kunden og kan levere en bedre service.

Netop denne funktion er montørerne glade for, siger Morten Sejersbøl: ”De har nu adgang til nogle oplysninger, de tidligere har savnet, fx at de kan skrive interne kommentarer til hinanden direkte i systemet.”

Og ikke nok med det. Alle de steder i systemet, hvor bestemte felter skal udfyldes, kan REEFTmobile konvertere tale til tekst. Teknikerne slipper altså for en del skrivearbejde og kan i stedet indtale oplysningerne. Det er en funktion, som Bila forventer, at montørerne vil finde meget anvendelig, og som vil lette deres rapportering i felten.

Fleksibelt samarbejde med plads til nye ideer

REEFT håndbyggede integrationen til Bilas ERP-system, en ældre NAV 5.0. REEFTmobile er udviklet til nyere ERP-systemer, så alt skulle justeret og tilpasses den ældre løsning.

”Tom Clausen fra REEFT lavede et utrolig godt stykke arbejde,” fortæller Morten Sejersbøl. ”Han er meget løsningsorienteret og fleksibel og løste alt det, vi bad ham om. Også da vi sent i processen ønskede at tilføje ny funktionalitet til vores løsning. Vi ville gerne have, at timeregistreringerne automatisk konverterede til forskellige overtids-typer. Derfor fik vi lavet en tilføjelse til systemet, som gør, at montørerne kun skal forholde sig til, om de registrerer timer eller kørsel – så klarer REEFTmobile resten.”