Field Service Management

Moderne og digital Field Service Management

Vi har samlet de sidste 25 års erfaring og værdifuld feedback for vores brugere og på den baggrund har vi skabt et nyudviklet produkt. En version 2 af REEFTmobile, som vi kalder REEFTmobile 2.0. Den opdaterede version af REEFTmobile bygger på det bedste fra de tidligere udgaver og introducerer samtidig en række nye funktioner, der løfter din brugeroplevelse til det næste niveau. Du får en bedre brugergrænseflade, der er mere intuitiv, som gør det lettere og hurtigere at navigere i. Med de nye værktøjer og smarte løsninger, vil din hverdag blive mere effektiv – og du kan selv være med til at skræddersy oplevelsen, så den passer til dine behov.

REEFTmobile 2.0 henvender sig til servicevirksomheder med mobile medarbejdere og i særlig grad til dem, der gerne vil kunne optimere og effektivisere deres flådestyring og holde styr på information og servicehistorik på alle kundernes enheder eller faste installationer.

Vi har skabt REEFTmobile 2.0, fordi vi gerne vil hjælpe virksomheder og deres medarbejdere med at digitalisere deres serviceforretning og samtidig sikre, at de ressourcer, der er til rådighed i virksomhederne, bliver udnyttet bedst muligt.

På siden her kan du få et indblik i, hvad REEFTmobile 2.0 løsningen består af. Vi har bygget siden op i moduler, som hver især beskriver et område af systemet. Starter du ovenfra, får du en komplet gennemgang, og du har mulighed for at se en række videoer, som viser dig systemet i brug.

God fornøjelse!

Find samarbejdspartnere på REEFTmobile her

INTRODUKTION

Med vores REEFTmobile løsning får du to stærke værktøjer stillet til rådighed:

Planner, der er det administrative værktøj, som anvendes hjemme i virksomheden. Med Planner er der altid overblik over de opgaver, der skal udføres hos kunderne, og det er hurtigt og nemt at oprette og planlægge nye opgaver.

REEFTmobile Touch App (Android, iOS og PC), der er et digitalt værktøj og hjælpemiddel til alle de udekørende medarbejdere. Med appen er der altid fuldt overblik og information om de opgaver, der skal udføres. Der er nem adgang til kundernes servicehistorik og mulighed for at registrere timer, materialer og lave dokumentation og kvalitetssikring.

Planner og Touch App er tæt forbundet og alt, hvad der registreres det ene sted er med det samme opdateret og synligt det andet sted. Det sikrer et nemt og tæt samspil mellem planlægningen på kontoret og de medarbejdere, der kører ude hos kunderne.

PLANNER

Effektiv planlægning og et godt overblik kræver digitale værktøjer, der er nemme at bruge, og som giver hurtig adgang til de nødvendige informationer. Med den nye kalendervisningsfunktion, kan du holde styr på, når der oprettes nye opgaver, hvilke opgaver der allerede er planlagt og meget mere.

Hvem er kunden? Hvilken af kundens enheder skal der arbejdes på? Hvad er det for en opgave, der skal laves? Hvilken medarbejder skal lave opgaven? Hvor lang tid tager den at lave? Hvornår er der tid til at lave opgaven?

Alt sammen vigtig information, som er relevant for planlægningen, men som også kan være en udfordring at holde styr på, når antallet af medarbejdere og opgaver vokser.

Med REEFT Planner samles alle informationerne digitalt, og det gør behandlingen af nye og eksisterende opgaver langt mere effektiv. Risikoen for fejl reduceres, og det bliver nemt at sikre den fulde udnyttelse af medarbejdernes tid. Den tidligere Management Konsol er inkorporeret i Planner, så det er nu muligt at lave al opsætning ét sted – og der er kommet flere nye attributter.

TOUCH APP

Som servicetekniker er det arbejdet og håndværket, som er i fokus. Det er glæden ved at kunne bruge sine hænder og sit hoved til at levere serviceydelser i høj kvalitet, der betyder noget. Af den grund er det også vigtigt, at de digitale værktøjer er intuitive, nemme at anvende og kan give serviceteknikeren information og hjælp, der gør arbejdet og hverdagen nemmere. Så er der nemlig opbakning til digitaliseringen fra start.

Det er omdrejningspunktet for vores REEFT Touch App.

Med REEFT Touch App er det slut med kuglepen og papir, og det er slut med at skulle holde styr på opgaver, timeregistreringer, materialer og dokumentation i papirformat. Vi har samlet det hele i en nem og brugervenlig løsning, der samtidig giver serviceteknikeren mulighed for at tilgå servicehistorik og detaljeret information om hver kunde og serviceenhed.

Serviceteknikeren er derfor altid velforberedt og klædt på til de opgaver, der skal udføres. Når arbejdsdagen er færdig, er registreringerne hurtigt overstået. Det giver glade medarbejdere, der kan bruge mere af deres tid på arbejdet og den gode service.

Touch App og Planner er tæt forbundet og alt, hvad der registreres det ene sted er med det samme opdateret og synligt det andet sted. Det sikrer et nemt og tæt samspil mellem planlægningen på kontoret og de medarbejdere, der kører ude hos kunderne.

SERVICEENHED

Det er nu muligt at finde alle oplysninger på serviceenhederne på kunden, alt fra geografisk placering, hvilken type maskine til hvornår det passer kunden at få service. Gode kunderelationer og et indgående kendskab til hver af de kunder, der arbejdes for, er en vigtig del af at kunne levere professionel service.

Afhængig af branche er der hos kunderne maskiner, anlæg, installationer, udstyr eller lignende, og det betyder, at det arbejde, der udføres, og de ting, der registreres, ikke kun relaterer sig til kunden, men også til de enkelte serviceenheder. Det kræver, at virksomheden og medarbejderne har et effektivt system, der kan hjælpe med at holde styr på alle de informationer. Som noget nyt kan man i REEFTmobile 2.0 lave en konfiguration på jeres kunder, men også de serviceenheder, som I servicerer.

Det er lige præcis dét, REEFTmobile kan!

Systemet er designet, så brugerne nemt og hurtigt kan skabe sig overblik over den enkelte kunderelation og kan tilgå detaljeret information og servicehistorik for hver af serviceenhederne hos kunden. De enkelte serviceenheder kan tilmed konfigureres, så informationerne i den passer præcis til hver enkelt virksomhed og den branche, der arbejdes i. Du kan altså tilpasse efter firmaniveau og opsætte systemet efter den enkelte kundes behov.

GPS OG FLÅDESTYRING

Professionel service er ensbetydende med hurtige responstider og udbedring af kundernes fejl på kortest mulig tid. For spildt tid og ventetid koster nemlig rigtig mange penge. Både for kunderne, når deres udstyr ikke fungerer, men i lige så høj grad for servicevirksomhederne selv, hvis ikke den rigtige person bliver valgt til opgaven.

Med GPS-modulet i REEFTmobile og installation af REEFTs GPS-trackere i servicebilerne er der overblik over samtlige medarbejderes placering. Kortvisningen er en integreret del af Planneren, og her er det lynhurtigt at søge kunderne og deres serviceenheder frem og se, hvilken medarbejder der er tættest på. Det reducerer responstiden og udgifterne til kørsel markant, og samtidig er kunderne garanteret den kortest mulige tid fra nedbrud og til, at driften er genoptaget.

Alle adresser, tidspunkter, køretider og afstande gemmes i systemet, og det er derfor hurtigt at afstemme informationerne med de udførte opgaver. Det giver gennemsigtighed og dokumentation for kørsel og køretid – både internt og eksternt.

GPS-modulet giver desuden overblik over alle de eksisterende opgaver og deres placeringer, så det er nemt at finde nye opgaver i nærheden, hvis en medarbejder får tid i overskud. Har en servicetekniker brug for akut assistance fra en kollega, er det også nemt at se, hvem der er tættest på og hurtigst kan træde til.

MATERIALEREGISTRERING

Reservedele og materialer kan have stor betydning, når der skal ydes hurtig og effektiv service. En enkelt reservedel kan være det, der afgør om et nedbrud kan udbedres hurtigt, eller om kunden skal vente i længere tid, før driften kan genoptages.

Men lagerføring af reservedele kan være en stor økonomisk belastning for de fleste servicevirksomheder. Derfor er det også vigtigt at have overblik og indblik i sine lagerbeholdninger, så man ved, at de rigtige ting er på lager i de rigtige mængder.

Med REEFTmobile kan hver servicetekniker tildeles sin egen lagerlokation. Det betyder, at der altid er overblik over hvilke reservedele og materialer, der er i hver enkelt servicebil, og lagerbeholdninger og registrering af forbrug er en del af integrationen med ERP-systemet. Det betyder, at der hjemme i virksomheden hele tiden er overblik over, hvad der ligger i hver enkelt servicebil.

Når en servicetekniker registrerer et forbrug hos en kunde, sørger REEFTmobile for, at det automatisk sker fra den rigtige servicebil, og informationerne sendes retur til ERP-systemet med det samme. Fra Touch-appen er det tilmed muligt at se, hvor en specifik reservedel er på lager. Mangler man selv en bestemt reservedel, er det altså hurtigt at se, hvem af kollegaerne, der har den i sin servicebil. Det er muligt at finde alternativer på udgåede produkter, og der er kommet en forbedret håndtering af serviceenhederne.

Som noget nyt i REEFTmobile kan du også scanne materialer med kameraet og straks få besked, hvis en vare er udgået eller erstattet af en anden. Du kan nemt se billeder og beskrivelser af varen, og har du ikke selv varen på lager, kan du hurtigt finde ud af, hvem der har den, så du kan skaffe den nødvendige del uden forsinkelse.

TIMEREGISTRERING

Som service- og håndværkervirksomhed ligger en stor del af indtjeningen i salget af ydelser og timer. Derfor skal det også være nemt og hurtigt at arbejde med timeregistreringer – både for virksomhedens administration og for de udekørende medarbejdere.

Med timeregistreringen i REEFTmobile har vi lavet et effektivt system, der skaber overblik over timeantal, overtid, tillæg, ferie, afspadsering, sygdom osv. for virksomhedens servicemedarbejdere. Alt håndteres digitalt og er en integreret del af både Planner og Touch App.

Når medarbejdernes timeregistrering digitaliseres, betyder det, at administrationen ikke længere skal vente på informationerne eller bruge tid på manuelle indtastninger af timeregistreringer udfyldt på papir. Informationerne bliver sendt fra Touch appen til godkendelse i Planneren i samme øjeblik, som den er udfyldt af hver medarbejder.

Det betyder, at afsluttede opgaver kan faktureres langt hurtigere, og at der altid er overblik over, om alle timesedler er blevet udfyldt og sendt. Det reducerer fejl og sikrer, at alle medarbejdernes timer bliver faktureret.

En ny funktion i REEFTmobile 2.0 giver dig mulighed for at påføre timer på en opgave/sag uden at starte en timeregistrering. Du kan nemt få overblik over, hvem der har arbejdet på sagen, deres tidsforbrug samt se hvilke dage ordren er splittet op. Du har altså det fulde overblik samlet ét sted.

JOBRAPPORT OG TJEKLISTER

Som servicevirksomhed er det ofte nødvendigt, at man kan dokumentere sit arbejde. Det er især et krav, hvis man arbejder med lovpligtige eftersyn, men dokumentation er generelt en effektiv måde at skabe gennemsigtighed og indblik i de ydelser, der bliver leveret til kunderne.

Med REEFTmobile er der mulighed for at få dannet jobrapporter og individuelle tjeklister automatisk, hver gang en opgave er blevet afsluttet. Systemet samler og gemmer selv de forskellige informationer omkring arbejdet, der er udført, og danner på baggrund af det en Jobrapport og en Tjekliste i PDF-format.

Tjeklisternes indhold kan målrettes til de specifikke typer arbejde, der udføres, og både jobrapporter og tjeklister kan distribueres videre til kunderne automatisk på mail.

Med REEFTmobile får du fuld kontrol og fleksibilitet. Systemet tilbyder skabeloner, der gør det nemt for dig at opsætte og administrere dine opgaver selv. Du kan dele job mellem flere personer, mens REEFTmobile automatisk holder styr på delte dokumenter og materialer, så alt er samlet ét sted. Derudover kan du sende jobrapporter til flere modtagere, bruge tjeklister til at sikre overblik og kvalitet, og endda konfigurere det hele, så det passer præcis til dine behov.

DOKUMENTATION

Med REEFTmobile 2.0 introducerer vi en opgraderet dokumentationsplatform med forbedret håndtering af billeder og en lang række nye funktioner, der giver dig fuld kontrol.

Som noget nyt kan du tilføje billeder på materialer, du kan tage billeder direkte på din tjekliste, og du kan tilføje filer og billeder på kunder og serviceenheder. På den måde kan du få en mere detaljeret og professionel dokumentation over for kunden.

Du kan også få en besked, hvis varen er udgået eller erstattet af en anden. Har du ikke selv varen på lager, kan du se hvem der har, og på den måde få fat på delen.

Sidst men ikke mindst, giver REEFTmobile 2.0 også teknikeren mulighed for at tilføje tjeklister på ordren, som han kan dele med andre teknikere. I denne proces bevares al dokumentation i historikken, så du nemt kan spore, hvem der har tilføjet hvad, og hvornår det blev gjort.

KUNDEPORTAL

REEFTmobile er lavet med fokus på håndtering af kundernes serviceenheder og på at kunne registrere og gemme information om de enkelte enheder, når der arbejdes med dem. Der er altid en opdateret servicehistorik og detaljer om enhederne tilgængelig i det daglige arbejde. Det skaber et stærkt udgangspunkt for både planlægningen og for serviceteknikernes arbejde.

Men den information er ikke kun værdifuld for servicevirksomheden selv. Den kan være lige så værdifuld for kunderne. Det skaber overblik og indsigt i alle de enheder, kunden har, og det viser, hvad der er blevet lavet på dem, og hvornår der skal laves service næste gang. Hvis kunden er omfattet af mange lovpligtige eftersyn på deres enheder, er den information og dokumentation afgørende at kunne fremvise, når f.eks. arbejdstilsynet kommer på besøg.

Derfor har vi skabt REEFTmobile Kundeportal.

Det er en webbaseret løsning, som giver servicevirksomheder, der anvender REEFTmobile, mulighed for at tilbyde sine kunder en online adgang til alt information og dokumentation om sine enheder. Servicerapporter, tjeklister, billeder osv. er tilgængelige 24/7 og kan tilgås og fremvises, når behovet opstår. Det letter kundernes håndtering af f.eks. de lovpligtige eftersyn betragteligt og skaber samtidig et stærkere bånd mellem servicevirksomheden og de enkelte kunder.

STATISTIK

REEFTmobile indeholder rigtig meget data. Det er data, som hele tiden opsamles i takt med, at systemet bruges, og som kan give et værdifuldt indblik i, hvordan man som servicevirksomhed bruger sine ressourcer.

Hvor godt bliver medarbejdernes tid udnyttet? Hvor meget tid bliver der brugt på garanti/reklamation, og hvor meget bliver rent faktisk faktureret? Hvor meget er køretid, og hvor meget er arbejdstid? Hvor mange overarbejdstimer er der i forhold til normaltimer. Og vigtigst af alt, hvordan udvikler disse ting sig over tid.

Ovenstående er kun eksempler, for det er kun fantasien, der sætter grænser for, hvordan man udnytter de data, som er i systemet. Fælles for dem alle er, at informationerne kan bruges som udgangspunkt for at effektivisere din servicevirksomhed.

REEFTmobile indeholder en omfattende statistikdatabase, som er bundet sammen med det velkendte rapporteringsværktøj myDBR, og det hele er blevet integreret som et modul i Webplanneren.

Med udgangspunkt i SQL-programmering er det med REEFTmobile statistikmodul muligt at lave rapporter og visualiseringer, der skaber værdifuld indsigt i driften. På den måde skal man ikke længere gætte sig til, hvor der kan effektiviseres – det kan REEFTmobile systemet fortælle.

INTEGRATION

REEFTmobile integrerer med en lang række af ERP-systemer, så uanset hvilket et, der anvendes i din virksomhed, er det muligt at tilføje REEFTmobile og styrke serviceforretningen med en moderne og værdiskabende digital platform.

Udover ovenstående inkluderer REEFTmobile moderne webservices, så der nemt kan etableres andre typer integrationer. Du kan finde en liste over vores samarbejdspartnere her, og du er også velkommen til at kontakte REEFT direkte på 70 210 211 eller info@reeft.dk, så hjælper vi med at finde den helt rigtige samarbejdspartner til jeres virksomhed.

For mange virksomheder er investeringen i et moderne Field Service Management system en stor beslutning. Men det er med sikkerhed også en beslutning, der kommer til at påvirke virksomhedens økonomi positivt.

Investeringen i et REEFTmobile system er typisk tjent hjem på 1 – 1,5 år, og herefter bidrager systemet med at sikre effektiv drift og indtjening hver dag i mange år fremover.

Med REEFTmobile optimeres og digitaliseres en lang række praktiske og administrative processer, heriblandt virksomheders flådestyring. Det betyder, at medarbejderne sparer værdifuld tid og kan være mere effektive, at flere timer og materialer bliver faktureret hurtigt og korrekt, og at risikoen for fejl og mangler minimeres.

Det har en direkte indvirkning på økonomien og er med til at sikre den størst mulige indtjening på virksomhedens aktiviteter.

Thomas Andersen

Adm. Direktør & Partner

+45 40 29 52 10
tha@reeft.dk

Er du interesseret i at høre mere om REEFTmobile og mulighederne for din virksomhed?
Så kontakt vores adm. direktør & partner Thomas Andersen på tha@reeft.dk eller tlf. 40 29 52 10.

This post is also available in: English