Hvordan digitaliserer man en servicevirksomhed?

Hvor lang tid tager vores opgaver? Hvilke materialer bliver brugt? Og hvordan dækker vi hurtigst muligt hasteopgaver, når de opstår? Har vi overblik over kundens anlæg og historik?

Kan du hurtigt finde svar på disse spørgsmål, arbejder du højst sandsynligt i en servicevirksomhed, der er digitaliseret. 

En virksomhed, hvor man ikke behøver at kigge gennem løse papirer og dokumenter, men i stedet kan se alle informationer på én samlet digital platform. Og det er et af svarene på, hvordan man digitaliserer en servicevirksomhed. Man får ét samlet overblik over information og servicehistorik på alle kundernes enheder eller faste installationer og får dermed mulighed for at yde en hurtigere og bedre service.

Hvordan integrerer man digitale løsninger i sin virksomhed? 

Digitale værktøjer som Webplanner og Touch App bliver dine bedste venner, når de integreres i din servicevirksomhed. Med Webplanner får du et administrativt værktøj, der anvendes på kontoret til oprettelse, planlægning og overblik over opgaver, der skal udføres hos kunderne. 

Touch App installerer du som en app på mobilen, der anvendes af udekørende medarbejdere og giver overblik over opgaver, der skal udføres samt mulighed for at registrere timer, materialer og lave dokumentation og kvalitetssikring. Alt, der registreres på den ene enhed opdateres med det samme på den anden og omvendt. Det giver et ubesværet samspil mellem kontoret og de udekørende medarbejdere. 

For vores kunde Protruck er det netop samspillet mellem de to digitale værktøjer, der sparer virksomheden for tid og ressourcer i hverdagen: 

– ”Samlet set har vi fået optimeret en masse processer med 40 procent ved at gå fra papirer til REEFTmobile, så vi skulle bruge to ekstra mand, hvis ikke vi havde gjort det”. – Protruck

REEFTmobile interagerer med en lang række af ERP-systemer, så uanset hvilket et, der anvendes i din virksomhed, er det muligt at tilføje systemet og styrke din serviceforretning med en moderne digital platform.

Du kan læse mere om, hvordan Protruck har digitaliseret deres serviceafdeling her: https://reeft.com/case-protruck/

Besøg Protruck: https://protruck.dk/

Hvordan tidsregistrerer man digitalt i en servicevirksomhed?

Det skal være nemt og hurtigt at arbejde med timeregistreringer – både når du sidder i administration eller er udekørende medarbejder. Derfor skal timeregistrering ske digitalt. Det sker ved, at den udekørende montør kan registrere sine timer digitalt i Touch App, og sekundet efter sendes de direkte til godkendelse i Webplanner. 

For administrationen betyder det, at de slipper for at vente på informationerne og bruge tid på manuelle timeregistreringer udfyldt på papir, så afsluttede opgaver kan faktureres langt hurtigere. 

Den digitale timeregistrering sikrer, at der altid er overblik over, om alle timesedler er udfyldt og sendt. Det mærker vores kunde Bila især effekten af i hverdagen: 

”Tidligere samlede vi timeregistreringer og materialeforbrug sammen og fakturerede kunderne en gang om ugen. Med REEFTmobile kan montørerne ikke gå i gang med dagens opgaver, før de har godkendt timerne fra dagen før. Derfor bliver vores faktureringsgrundlag hurtigere klar.”-  Bila 

Du kan læse mere om, hvordan Bila har digitaliseret deres serviceafdeling her: https://reeft.com/case-bila/

Besøg Bila: https://www.bila.dk/

Hvordan laver man materialeregistrering i en servicevirksomhed? 

En enkelt reservedel kan gøre hele forskellen for, om et nedbrud kan fikses hurtigt, eller om kunden må vente. For en servicevirksomhed er det alfa og omega at have overblik over sin lagerbeholdning. Materialeregistrering sker digitalt, når hver servicetekniker tildeles sin egen lagerlokation, så der altid er overblik over, hvilke reservedele og materialer der er til rådighed i hver enkelt servicebil. 

Registrerer en servicetekniker et forbrug hos en kunde, sendes informationerne direkte til ERP-systemet, så administrationen altid har overblik over, hvilke reservedele der er på lager i den enkelte bil. Det effektiviserer processer og gør det muligt at klare opgaver uden lang ventetid. Står en montør hos en kunde og mangler en bestemt reservedel, kan montøren hurtigt finde ud af, om kollegaen skulle have den specifikke reservedel liggende i sin servicebil.

Hvad bruges en anlægsdatabase til? 

Et indgående kendskab til de kunder, der arbejdes med, er afgørende for at kunne levere en professionel service. Det stiller krav til et system, der kan holde styr på alle informationer om kunderne. Med et system, der er designet til netop det, kan du nemt skabe dig overblik over den enkelte kunderelation og kan tilgå detaljeret information og servicehistorik for hver af serviceenhederne hos kunden. Med en adgang til en anlægsdatabase er du altid klædt på til dine servicebesøg. 

Hvad er GPS og flådestyring? 

”GPS-funktionen i REEFTmobile er en stor hjælp for os, når vi har en hasteopgave, for så kan vi gå ind og se, hvem vi har i området, der kan tage opgaven. Det giver os et overblik over, hvor montørerne befinder sig henne og hvilke opgaver, der ligger på den enkelte montør,” – SA-AL Køleteknik. 

Sådan fortæller vores kunde SA-AL Køleteknik om, hvordan de har glæde af GPS-funktionen i hverdagen. Og muligheden for det hurtige match mellem kunde og montør, er lige præcis dét, der er gevinsten ved GPS-funktionen. Med GPS-modulet og installation af GPS-trackere i servicebilerne er der nemlig overblik over samtlige medarbejderes placeringer.

Kortvisningen er en integreret del af Webplanneren, og her er det lynhurtigt at søge kunderne frem og se, hvilken medarbejder der er tættest på. Det reducerer responstiden og udgifterne til kørsel markant, og samtidig er kunderne garanteret den kortest mulige tid fra nedbrud og til, at driften er genoptaget. Og man kan oprette ordren direkte fra GPS-fanen.

Du kan læse mere om, hvordan SA-AL Køleteknik har digitaliseret deres servicevirksomhed her: https://reeft.com/case-sa-al-koeleteknik/

Besøg SA-AL Køleteknik: https://www.koleteknik.dk/

Hvordan oprettes jobrapport og tjeklister? 

Dokumentation skaber gennemsigtighed og indblik, som er nødvendigt for en servicevirksomhed. Med dokumentation samlet digitalt er der mulighed for at få dannet jobrapporter og individuelle tjeklister automatisk, hver gang en opgave er blevet afsluttet. Det skaber gennemsigtighed og indblik i de ydelser, der bliver leveret til kunderne. Alt dokumentation samles på ét sted og bliver omformet til en jobrapport og en tjekliste i PDF-format, som kan distribueres videre til kunderne automatisk på en mail. 

Hvordan fungerer en kundeportal?

Adgang til servicehistorik og detaljer om enheder er værdifuldt for både servicevirksomheden selv såvel som kunderne. En kundeportal er en webbaseret løsning, som giver servicevirksomheder mulighed for at tilbyde sine kunder online-adgang til alt information og dokumentation om deres enheder. Servicerapporter, tjeklister, billeder osv. er altid tilgængelige og kan tilgås og fremvises, når behovet opstår. Det letter kundernes håndtering af f.eks. de lovpligtige eftersyn betragteligt og skaber samtidig et stærkere bånd mellem servicevirksomheden og de enkelte kunder.

Hvad bruges data og statistik til?

Indsigt i data er grundlag for, at en service udvikler sig og bruger sine ressourcer bedst muligt. Data kan give svar på: hvor godt bliver medarbejdernes tid udnyttet? Hvor meget tid bliver der brugt på garanti/reklamation? Hvor meget tid, der rent faktisk bliver faktureret? Hvor meget der er køretid, og hvor meget der er arbejdstid? Hvor mange overarbejdstimer er der i forhold til normaltimer? Og vigtigst: hvordan udvikler disse ting sig over tid? På den måde er det slut med at gætte sig til, hvor der kan effektiviseres, for det kan systemet fortælle. Og det bliver muligt at gribe ind hurtigere, end hvad der ellers ville være muligt. Det gør sig gældende for vores kunde Moody Direct:

”En gevinst ved REEFTmobile er, at vi tidligt i processen får viden om eventuelle fejl, der giver os mulighed for at gribe ind og handle med det samme,” Moody Direct Ltd.

Du kan læse mere om, hvordan Moody Direct Ltd. har digitaliseret deres servicevirksomhed her: https://reeft.com/case-moody-direct-ltd/

Besøg Moody Direct Ltd.: https://www.moodydirect.com/

Bedre servicering af dine kunder. Det er, hvad du – beskrevet i én sætning – får, når du digitaliserer din servicevirksomhed.